Beograd, 16.12. 2024.
U savremenom poslovnom okruženju, gde je konkurencija sve jača, a zahtevi kupaca sve kopleksniji, ključno je stalno unapređivati procese i pronalaziti načine za povećanje efikasnosti. Jedan od najefikasnijih alata u toj misiji je GEMBA Walk, metodologija koja dolazi iz japanske prakse lean menadžmenta.
Šta je GEMBA Walk?
Reč “Gemba” na japanskom znači “pravo mesto” ili “mesto gde se rad dešava”. GEMBA Walk podrazumeva fizički obilazak mesta gde se stvara dodatna vrednost proizvoda ili usluge, bilo da je to projektni biro, proizvodni pogon, odelenje skladišta, prodajno mesto ili bilo koji drugi prostor iz delatnosti kompanije.
Ideja je da rukovodioci i lideri obiđu ta mesta kako bi bolje razumeli procese, identifikovali probleme i pronašli mogućnosti za poboljšanje.
Gemba Walk ima smisla kod već potpuno primenjenog procesnog pristupa, definisanih procesa kada merenja ključnih indikatora procesa i donošenje odluka na osnovu njih, ne daju potpuni uvid u realne probleme na terenu, niti se prepoznaje prostor za poboljšanja procesa.
Ključni principi GEMBA Walk-a
- Prisutnost na terenu
GEMBA Walk zahteva od lidera da izađu iz svojih kancelarija i obiđu stvarna radna mesta. Ovo nije inspekcija, već prilika da se kroz posmatranje stekne uvid u realne procese kompanije, u stvaranju baš one vrednosti koja je za kupca ili korisnika najvažnija i po čemu se kompanija razlikuje od konkurencije. - Posmatranje i slušanje
Tokom GEMBA Walka, ključno je postavljati pitanja, slušati zaposlene i posmatrati procese onakve kakvi jesu. Fokus je na razumevanju procesa, a ne na kritici. - Identifikovanje vrednosti i rasipanja
GEMBA Walk pomaže u identifikovanju aktivnosti koje donose ključnu vrednost/ vrednosti kupcima, ali i onih koje predstavljaju rasipanje vremena, resursa ili energije.
Ko su članovi tima za GEMBA Walk?
Tim koji ide u GEMBA Walk obično uključuje menadžere, rukovodioce i lidere koji imaju odgovornost za procese i rezultate u određenom procesu ili na određenom radnom mestu. Pored njih, ključno je uključiti i zaposlene koji neposredno rade na lokaciji, jer oni najbolje razumeju svakodnevne izazove i prilike za poboljšanje.
Koliko ste puta bili u prilici da se u sobi hotela visoke kategorije ne osećate ugodno. Sitnice koje bi učinile Vaš boravak nezaboravnim, bi trebale biti univerzalne za određenu kategoriju gostiju, ali o tome ne može da sudi sobarica ili šef personala. Menadžment tog hotela bi trebao da bude upućen u ono što nudi svojim korisnicima.
Kako sprovesti GEMBA Walk?
- Definišite cilj
Pre nego što započnete obilazak, jasno definišite šta želite da postignete. Da li je cilj povećanje produktivnosti, poboljšanje kvaliteta, smanjenje vremena isporuke, smanjenje troškova ili nešto drugo? - Planirajte obilazak
Izaberite specifične procese, timove ili radna područja koje ćete obići. Obilazak treba da bude strukturiran, ali ne toliko rigidan da se izgubi spontanost.
Na primer, ako je vreme isporuke proizvoda ili usluga predmet vašeg obilaska – GEMBA Walk, tada je potrebno je pratiti sve aktivnosti i sve potencijalno kritične tačke, kako bi identifikovali mesta gde bi moglo da se primeni poboljšanje. Poboljšanje može da se odnosi na eliminaciju svih okolnosti koje dovode do kašnjena, ali i primenu novih tehnologija, obuku zaposlenih, raspored operacija i sl.
- Postavljajte prava pitanja
Tokom obilaska, postavljajte pitanja koja podstiču zaposlene da podele svoja iskustva:- Šta funkcioniše dobro?
- Gde vidite probleme?
- Šta vam je potrebno da biste radili bolje?
- Zabeležite zapažanja
Prikupljajte podatke i beleške o svemu što primećujete. Važno je usredsrediti se na činjenice, a ne na pretpostavke. - Preduzmite akciju
Nakon GEMBA Walk-a, analizirajte zapažanja i utvrdite konkretne korake za poboljšanje. Uključite zaposlene u proces donošenja odluka kako bi promena bila uspešnija.
Tačke GEMBA Walka s presudnim uticajem na zadovoljstvo kupca
Tokom GEMBA Walka, postoje specifične tačke koje imaju ključan uticaj na zadovoljstvo kupca:
- Kvalitet proizvoda ili usluge
Posmatranjem i razumevanjem kako se proizvodi ili usluge kreiraju, lideri mogu identifikovati oblasti koje utiču na kvalitet i obezbediti da konačan rezultat ispunjava ili čak prevazilazi očekivanja kupaca ili korisnika. - Efikasnost procesa
Identifikovanjem zastoja i neefikasnosti u procesu, moguće je smanjiti vreme isporuke, čime se poboljšava zadovoljtsvo kupca ili korisnika. - Komunikacija sa zaposlenima
Uključivanjem zaposlenih u diskusije tokom obilaska, lideri mogu dobiti uvid u problematiku i predloge koji direktno utiču na zadovoljstvo kupaca ili korisnika. - Fokus na vrednost za kupca
Prepoznavanjem aktivnosti koje stvaraju vrednost, kao i onih koje su suvišne, kompanija se može usmeriti na ono što je zaista važno za kupce. Stoga je važno da se u GEMBA Walk uključe i oni članovi koji su u direktnom kontaktu sa kupcem ili korisnikom.
Prednosti GEMBA Walka
- Bolje razumevanje procesa: Lideri dobijaju jasnu sliku o tome šta se dešava na terenu, u kompaniji, šta kompanija nudi kao vrednost, a šta je stvarno sposobna da isporuči.
- Identifikacija problema: Uočavaju se prepreke i potencijalni uzroci neefikasnosti i stvara se jasna slika kako funkcioniše određeni proces ili više procesa, pa i potreba za optimizaciom određenog procesa.
- Povećana angažovanost zaposlenih: Uključivanjem zaposlenih u razgovore, jača se njihovo poverenje i motivacija.
- Kontinuirano unapređenje: GEMBA Walk omogućava stalno preispitivanje i usavršavanje procesa.
Zaključak
GEMBA Walk je više od samog obilaska radnog mesta, proizvodnog pogona ili jednostavno prostora gde se stvara dodatna vrednost proizvoda ili pruženih usluga– to je prilika za stvaranje povezanosti između lidera i zaposlenih, otkrivanje nevidljivih prepreka i iniciranje promena koje zaista donose vrednost kupcima.
Redovna primena ove metode može znatno doprineti kulturi kontinuiranog unapređenja i povećanju konkurentske prednosti kompanije.
