Današnji svet biznisa je vrlo dinamičan i nestabilan. Da biste uspeli, ne morate biti virtuoz, samo morate znati kako efikasno upravljati svojim poslovnim procesima. Kako biti fleksibilan u odnosu na promene u okruženju i na izazove na koje preduzeće nailazi u svom radu? Bez obzira da li ste menadžer ili osnivač kompanije, preduzetnik ili član srednjeg menadžmenta, razumevanje procesnog pristupa i metodologije upravljanja procesima će biti ključ vašeg uspeha.
Ključna reč u savremenom načinu upravljanja je fleksibilnost. Biti fleksibilan na sve izazove globalnog tržišta, na kretanja i pravila lokalnih kupaca i korisnika usluga, na ograničenja bankarskog sektora, na geopolitičke uticaje, na lanac snabdevanja, na lokalni nedostatak kvalitetne radne snage… da ne nabrajam dalje, već zvuči komplikovano… Mnogi privrednici prepoznaju ekstrene uticaje na svoje poslovanje i primenjuju preporuke i mere za rešavanje direktnih problema sa kupcima ili održavanje mesta na tržištu. Fleksibilnost unutar kompanije garantuje da se kompanija može prilagoditi velikom broju izazova i promena. Ipak ponekad menadžment nije istinski spreman da pogleda objektivno koliko je postojeći sistem ipravljanja zaista zdrav i fleksibilan, dakle koliko su poslovni procesi jasno definisani u uvezani i koliko su otporni na poremećaje.
Kupovina novog software sa već ponuđenim rešenjima za svaki problem, par skupih eksperata koje ste angažovali da pojačate svoj tim, primena metoda koje su dale rezultate kod partnera ili konkurencije… ipak sve to ne daje očekivani rezulatat. I neće… Niste se dohvatili suštine… niste razvili svoj sopstveni sistem upravljanja, niste prepoznali svoje procese i u njima ugrađene svoje vrednosti, po čemu ste prepoznatljivi svojim klijentima, zbog čega posluju sa vama.
Zato vam je potreban Biznis Proces Menadžment.
Primena BPM omogućava menadžmentu preduzeća da postavljaju realne ciljeve, da operativno planiraju, da uspostavljaju i primenjuju proces monitoringa, nadzora i analize radi poboljšanja,.. jednom rečju da potpuno promene svoju ulogu, od vatrogasaca koji deluje ad-hock, do menadžmenta koji planira i prati realizaciju u odnosu na procenjene rizike.
Evo nekoliko razloga zašto je Biznis Proces Menadžment važan:
- Povećanje efikasnosti: Identifikuje i eliminiše nepotrebne korake i aktivnosti u poslovnim procesima, što dovodi do smanjenja vremena i resursa potrebnih za obavljanje zadataka;
- Optimizacija troškova: Smanjuje troškova čekanja, optimizuje potrošnju materijala, vremena realizacije aktivnosti, elimianiše nepotrebne aktivnosti, podržava primenu savremenih tehnogija i slično;
- Povećanje zadovoljstva klijenata: Fokus na kontinuiranom poboljšanju procesa osim potpunog poštovanja tekućih ugovora, dovodi do povećanja fleksibilnosti u odnosu na posebne zahtjeve klijenta;
- Osiguranje kvaliteta:Optimizacija i standardizacija procesa doprinose poboljšanju i stabilizaciji kvaliteta proizvoda ili usluga koje preduzeće pruža;
- Povećanje agilnosti:Preduzeće postaje agilnije i sposobnije da brzo reaguje na promene u okolini, tržištu ili tehnologiji; brže lansiranje proizvoda ili usluga na tržište;
- Smanjenje rizika od grešaka: Jasan i dobro definisan poslovni proces smanjuje mogućnost grešaka i olakšava identifikaciju i ispravku problema;
- Poboljšavanje, upravljanje performansama:Omogućava postavljanje i praćenje ciljeva preduzeće i poslovnih procesa, merenje rezultata i pružanje povratnih informacija zaposlenima radi daljeg razvoja;
- Podsticanje inovacija:Stvara otvorenost za poboljšanja u procesima i često dovodi do inovacija, novih pristupa, što podržava dugoročnu održivost preduzeća, smanjuje fluktoaciju ključnih kadrova i generiše novu stavralačku energiju;
- Podsticanje timske saradnje:Podstiče saradnju između različitih sektora – procesa unutar preduzeća, poboljšava komunikaciju i pomaže u razmeni informacija. Transparentnost u poslovnim procesima povećava odgovornost, smanjuje neefikasnost i poboljšava ukupnu radnu atmosferu;
- Prilagođava se promenama:Omogućava preduzeću da se brzo prilagođava promenama u poslovnom okruženju bez gubitaka i stresa.
Slučaj direktora kompanije koji je nakon posete svom poslovnom partneru i sagledavanju njegovog načina rada, zahtevao da mu se poslovni sistem uredi tako da sve poslovne informacije dolaze do menadžmenta, a ne da odgovorne osobe tragaju za njima. Primenjen je BPM, rezulatat je bio impresivan. Kompanija je mnogstruko povećala svoju efikasnost.
Biznis Proces Menadžment (BPM) je metodologija optimizacije i upravljanja poslovnim procesima preduzeća, tako da se na najbolji način iskoriste svi resursi, da sve aktivnosti obavljaju po optimalno postavljenoj metodologiji, da se tok aktivnosti realizuje u kontinuitetu, bez neplaniranih zastoja i troškova, pri čemu se preduzeće istovremeno razvija.
Sa druge strane, u internom kontekstu, efikasno upravljanje procesima znači bolje iskorištenje resursa, brže donošenje odluka, smanjenje grešaka, samnjenje troškova, pa se i to svodi na povećanje konkurentnosti na tržištu.
Dakle, interno vlada red i prijatna atmosfeta, jasna su pravila ponašanja i rada, a eksterno ostavljamo utisak pouzdanog partnera za nove veće poslove.
Na slici 1 je postavljen plivajući dijagram po funkcijama. Po vertikali su postavljene funkcije u preduzeću, a tok aktivnosti se kreće između njih. Ova struktura upravljanja grafički prikazuje tok aktivnosti i informacija u jednom poslovnom sistemu. Ako pažjivo pogledate tok informacija vidite da se većina aktivnosti realizuje kod izvršnih funkcija, a da se sve odluke vraćaju na funkciju direktora ili direktora prodaje. Da li je to zaista neohodno? Naravno da nije… Dakle treba nam promena, optimizacija određenih procesa i to zahteva novi tok infromacija i novi dijagram, optimalniji. To zahteva i dublju analizu aktivnosti, resursa za svaku aktivnost, ulazne i izlazne informacije, i odgovornost za svaku aktivnost ili grupu akrivnosti. Kada se to sve sagleda i sklopi, dobijete jednu realnu sliku poslovnog sistema sa strukturom koja je lako upravljiva.
Sve aktivnosti koje se odvijaju u jednom procesu se opisuju u mreži i karti procesa. Neobično je važno da se uspostave granice između dva procesa kako se ne bi desilo preklapanje poslednje aktivnosti u prethodnom procesu i prve aktivnosti u narednom procesu. To dovodi do nepotrebnih troškova resursa ali i često do konfliktnih situacija. Druga nelogična i opasna situacija je da je neka aktivnost ostala da „visi“ između dva procesa, pa u nekim situacijama pripada jednom procesu, a kasnije opet drugom.
Biznis Proces Menadžment je sistematski pristup u grupisanju aktivnosti i identifikaciji procesa, uređivanju tih procesa, primeni dizajniranih rešenja, upravljanju kroz primenjen procesni pristup, a kasnije i optimizaciji poslovnih procesa u preduzeću. To nije samo metodologija, već i kultura koju preduzeće neguje i po čemu je prepoznatljivo.
Biznis process menadžment ima svoju filozofiju, svoja pravila, metodologiju koju primenjuje, a sve u cilju da se primeni adekvatan procesni pristup, da se prepoznaju i optimizuju postojeće aktivnosti u sistemu upravljanja po meri preduzeća. Sistem upravljanja koji se zasniva na procesnom pristupu je promenjiva kategorija, zavisi od mnogih spoljnih uticaja i jednom kada je dobro postavljen čuva se, prilagođava promenama u okruženju, tehnološkom napredku, zahtevima tržišta, ali se i sistemski unapređuje.
Biznis Proces Menadžment (BPM) podrazumeva primenu metoda na svim nivoima upravljanja. Obuka osoblja koje donosi odluke o savremenim metodama upravljanja je važan deo u upravljanju procesima.
Da bi Biznis Proces Manedžment (BPM) istinski dao očekivane rezultate, za primenjeni model se mora jasno definisati monitoring i evidencija koja će obezbediti pokazatelje i analizu ostvarenih i očekivanih rezultata. To neminovno vodi do unapređenja metodologije i svakako do unapređenja poslovanja.
Sada kada imate osnovno razumevanje Biznis Proces Menadžmenta, vreme je za akciju! Razmislite o koracima koje možete preduzeti danas kako biste poboljšali procese u vašoj organizaciji i postigli izvanredne rezultate.
Beograd, 20.04.2024
Mara Bokić Savić
