U vreme implementacije prvih menadžment sistema prema zahtevima međunarodnih standarda, jedan od esencijalnih zahteva je bila politika kvaliteta. Politika, kao pojam, nije bila uobičajena reč u kompanijama već je pojam isključivo pripadao državničkim poslovima gde se vodila nekakva politika.
Ipak, decenije su prošle od tada i sadašnje rukovodstvo kompanija rado koristi izraze kao što su: „politika naše kompanije“, „politika bezbednosti podataka“ i slično.
Ali još uvek, u velikom broju kompanija, nije jasna uloga i primena politika i procedura, kako bi se uspostavljeni sistem upravljanja, od definisane politike do realizacije, u potpunosti primenjivao u praksi, te obezbedila kvalitetna komunikacija na svim nivoima poslovanja.
Politika je pojam koji se koristi da se iskaže opredelenje rukovodstva kompanije u pogledu upravljanja sa aspektom koji predstavlja vrednost za tu kompaniju.
Opšta politika poslovanja kompanije je dokument u kome se iskazuju osnovne vrednosti koje kompanija neguje i u skladu sa tim razvija svoje poslovanje. Poslovna politika preduzeća ogleda se u promovisanju svojih vrednosti prema kupcima/ korisnicima, ali i svim ostalim poslovnim partnerima, zaposlenima, dobavljačima. Primer vrednosti koja je navedena u poslovnoj politici kompanije: „…vrhunski dizajn i kvalitet uz striktno poštovanje rokova isporuke…“. Šta kupci mogu očekivati? Baš ono što je ponuđeno: visok kvalitet ugrađenih materijala, vrhunski dizajn od profesionalnih dizajnera, visoka tehnologija izrade, isporuka prema ponudi, garanciju… Šta kupci svakako ne očekuju? To su stavke koje nisu pomenute u politici, a koje proizilaze iz same politike poput povoljnih cena, standardnog dizajna često kopiranog sa društevnih mreža i sl. Dobavljači kompanije mogu biti samo oni koji prate politiku poslovanja svog klijenta: visok kvalitet, dokazivanje kvaliteta kroz ateste i deklaracije, strogo poštovanje rokova, često „Just in Time“. Zaposleni mogu očekivati visoke zahteve u pogledu kreativnosti, stručnosti i ostalih veština, adekvatno nagrađivanje.
Ono što lepo zvuči, a svakako sve zainteresovane strane dovodi u zabludu je iskazana poslovna politika koja propagira kontradiktorne karakteristike proizvoda ili usluga: „…visok kvalitet uz vrlo povoljne cene…“, „…mogućnost on line kupovine sa kratkim rokom isporuke bez obzira na količine…“ i sl.
Pitanje koje se često postavlja u praksi, osim opšte poslovne politike kompanije, šta uopše znači pojam „ostale politike koje se primenjuju“, šta znače pojmovi „politike i procedure u kompaniji“, „politika korištenja prenosivih IKT“ i sl….
Politika koja se odnosi na određeni segment poslovanja je dokument kojim se osoblju kompanije i ostalim zainteresovanim stranama saopštava stav rukovodstva kompanije po tom pitanju. Primeri su politika prenosivih medija gde je jedna od glavnih stavki: „Prenosivi medije izvan kompanije (Laptopovi, mobilni telefoni, eksterni diskovi) moraju da budu pod stalnim nadzorom osoblja koje je zaduženo za njih, kako bi se potpuno izbegla mogućnost gubitka podataka.“ To svakako podrazumeva da osoblje neće ostavljati laptop u automobilu u javnoj garaži, mobilni telefon na šanku, i sl.
Dalje, primjer politike korištenja vozila kompanije koja sadrži odnos osoblja prema toj imovini: „Osoblje koje koristi vozila kompanije, zadužuje ispravno vozilo na putni nalog i preuzima svu materijalnu, moralnu i krivičnu odgovornost da vozilo vrati u ispravnom stanju nakon završetka aktivnosti…“
Politike nikada ne opisuju aktivnosti koje je potrebno realizovati, niti njihov tok.
Iz politika obično proizilaze procedure koje obezbeđuju tok aktivnosti koji daje odgovor na pitanje kroz koje korake se obezbeđuje da definisana politika bude provedena u kompaniji na jasno utvrđen način, bez dodatnog stresa, tj procedura u velikoj meri garantuje da će uz striktno poštovanje, definisana politika biti zadovoljena.
Ako se vratimo na primer politike korištenja vozila kompanije, vidi se da se otvaraju mnoga pitanja na koja pocedura mora dati odgovor: ko je odgovoran za pregled vozila nakon povratka u garažu kompanije, kako održava kvalifikacije, koje aktivnosti provodi kako bi se ispravno vozilo zadužilo od strane sledećeg korisnika, ko izdaje putni nalog i u koju svrhu se koristi vozilo, kako se isplaćuje akontacija uz putni nalog kako bi osoblje moglo da plaća obezbeđena mesta za parkiranje, smeštaj i slično…
Što je procedura detaljnija, to se bolje obezbeđuje primena politike od strane zaposlenih.
Kao dobar primer može se navesti odnos rukovodstva prema stipendiranju studenata i učenika kako bi se obezbedilo nesmetano planiranje kadrova za razvoj kompanije.
Moguće je da kompanija ima model obezbeđenja kadrova sa tržišta i nema nameru da dodeljuje stipendije i to je stav menadžmenta kao njihovo legitimno pravo. Ali ako je u opštoj politici poslovanja naglašeno da kompanija planira i obezbeđuje visokokvalitetne kadrove, te da podržava školovanje i osposobljavanje kadrova, tada bi svakako trebalo da definiše politiku u odnosu na pitanje: koji stepen obrazovanja stipendira, da li samo završne godine ili celokupno školovanje, kolika je dužina rada nakon zaposlenja i sl.
Detaljna razrada te dogovorene i dokumentovane politike se definiše sa jednom ili više procedura.
Kontinuitet primene procedura u skladu sa definisanim politikama obezbeđuje se kroz redovni monitoring, interne provere, korektivne mere.
Svaka promena opšte politike poslovanja ili promena stava menadžmenta prema određenim pitanjima, čak i definisanje stava po nekim pitanjima koja su proistekla iz promena u okruženju, treba da bude preispitana i da se izvrši izmena procedura, dodatno obuči osoblje i isprati promena do kraja.
Pripremila: Mara Bokić Savić, Senior konsultant BPM
